Kongresszusi kiadványok

Absztrakt

Az ülések, tanácskozások mint a szóbeli információ forrásai az utóbbi időben egyre inkább divatba jöttek. Számuk évről-évre nő, csakúgy, mint a résztvevők és rendező testületek száma. A kongresszusok és kiadványaik a szakkönyvtári és tájékoztatási munkában sok gondot okoznak. Egyik probléma például az elnevezés egyöntetűségének hiánya, ugyanis az "ülés" (meeting) jelöli legátfogóbban a tanácskozások számtalan típusát, és mégis valamennyi nyelven a "kongresszus", "konferencia" a legelterjedtebb használatú. A különféle tanácskozások közötti különbséget a következőképpen vonják meg a témában illetékes fórumok.
Kongresszusok: szélesebb körű összejövetelek több száz vagy ezer
résztvevővel;
Konferenciák: szakmaibb jellegű összejövetelek, mint a kongresszusok.
Szimpóziumok, kollokviumok, szemináriumok: a szakemberek szűkebb körű tanácskozásai.
A különféle ülések és kiadványaik lehetnek: nemzetköziek és országosak. A megjelenési idő szerint meg szokás különböztetni: a kongresszus megnyitása előtt kiadott dokumentumokat (meghívók, programok, az előadások tézisei, előnyomatok vagy preprintek stb.); a kongresszus tartama alatt megjelent dokumentumokat (ülésnaplók, résztvevők névjegyzékei, határozatok); a konferencia után közreadott dokumentumokat. Ez utóbbiak a legmegbízhatóbbak és könyv vagy időszaki kiadvány formájában is megjelenhetnek. Egyes vélemények a leggyorsabb közreadásként az előnyomatokat, preprinteket, mások a jelentés formájúakat (reports) ismerik el. Legújabban a magnetofon-felvételt tartjak a kongresszusi kiadványok közreadásában az optimális megoldásnak, mert így az ülésen elhangzott valamennyi közlés rögzítésre kerül, csökken az elveszett információk (lost informations) száma.
A kongresszusi kiadványokat megjelenési formájuktól függetlenül, könyvtári feldolgozás, feltárás szempontjából egységes gyűjteménynek kell tekinteni. A tájékoztatáshoz, vagyis a feldolgozási folyamatok végső céljához a kongresszusi kiadványok következő adatait kell tartalmaznia a nyilvántartásnak: cím, alcím; kongresszus helye; kongresszus ideje; rendező testület(ek); sor-, kötetszám. Gyakori a kongresszusi kiadványok esetében külön katalógus, segédkatalógus szerkesztése. Ilyen lehet: tárgyszókatalógus, földrajzi katalógus, időrend szerint épített katalógus. A kongresszusi kiadványok komplex visszakeresésére kiválóan alkalmas a fénylyukkártyás nyilvántartás.
A nagykönyvtárak beszerzési jegyzékei is alkalmazzák a gépi keresés nyújtotta komplex lehetőséget. Ilyen hazai vonatkozásban az OMKDK kiadványa:
Kongresszusi kiadványok az OMKDK állományában 1945-1968.
I. Bibliográfia, 1970.
II. Index, 1971.
Kongresszusi kiadványok az OMKDK állományában 1969-1970.
I. Bibliográfia, 1970.
II. Index, 1973.
Világviszonylatban jelentős a British Library Lending Division 1964-tól épitett kiadványgyűjteménye, melyről az "Index of Conference Proceedings Received by the BLL" c. negyedéves kiadvány folyamatosan tájékoztat.
Intézeti könyvtárak számára a kongresszusi kiadványok (előadások, beszámolók) feldolgozásához példamutató az "Information zur Kernforschung und Kerntechnik. Referatezeitschrift mit Register" a Zentralstelle für Atomenergie-Dokumentation (Leopoldshafen) közreadásában.